Datové schránky: Časté otázky a odpovědi (FAQ)
Přestože datové schránky existují již od roku 2009, protože byly povinné pouze pro některé subjekty, moc o nich veřejnost nevěděla, resp. se nezajímala. To se změnilo rokem 2023, kdy datové schránky začaly být povinné i pro fyzické osoby podnikající (OSVČ), čímž se zvýšil počet uživatelů na téměř 4 miliony uživatelů.
Datové schránky existují již od roku 2009. Nicméně do širšího povědomí veřejnosti se silně dostaly až koncem roku 2022, protože datové schránky začaly být povinné i pro fyzické osoby podnikající (OSVČ), čímž se počet uživatelů zvýšil na téměř 4 miliony uživatelů (Počet datových schránek se více než zdvojnásobí. Začátkem příštího roku je dostanou živnostníci nebo SVJ), což již zasáhlo téměř polovinu obyvatel Česka.
Co je datová schránka?
Datové schránky, jsou komunikační systém pro komunikaci mezi úřady (orgány veřejné moci) a povinným subjektem, což jsou firmy, podnikatelé, nebo jiné subjekty. Dá se říci, že se jedná o email, který automaticky digitálně podepisuje veškerou komunikaci oběma směry mezi subjekty a díky tomu je tato komunikace považována za důvěryhodnou a závaznou. Zprávy z datové schránky je možné nechat převést (konvertovat) do listinné podoby na kterémkoli Czech Pointu.
Z pohledu práva se na komunikaci skrze datové schránky pohlíží následně:
Závaznost. Právní váha úkonu pomocí datové schránky je stejná, jako kdyby byl učiněn v listinné podobě a zaslán pozemní poštou do vlastních rukou.
Garantované doručení. Datová zpráva, která je pomocí schránky odeslána, je garantovaně doručena příjemci. Za doručení se považuje okamžik, kdy se do datové schránky adresáta přihlásí oprávněná osoba (v případě komunikace mezi dvěma soukromými subjekty se však za doručení považuje až okamžik potvrzení příjmu adresátem). Po odeslání datové zprávy je odesílateli oznámeno, zda zpráva byla doručena, datová schránka je znepřístupněna, neexistuje nebo je zrušena. Toto oznámení je označeno e-značkou ministerstva. Všechny datové zprávy jsou evidovány. Pokud jde o komunikaci mezi orgány veřejné moci navzájem nebo mezi nimi a soukromým subjektem, potvrzení o doručení se zasílá automaticky: jde-li o komunikaci mezi soukromými subjekty, rozhoduje o odeslání potvrzení příjemce dokumentu.
Právní fikce doručení. Pokud se do 10 dnů adresát do schránky nepřihlásí, zpráva je uplynutím této lhůty považována za doručenou, aniž ji příjemce otevřel, pokud nejde o úkon, u nějž náhradní doručení speciální zákon vylučuje; pokud vyzvednutí zprávy bránila adresátovi překážka, může do 15 dnů po doručení překážky požádat o prominutí zmeškání úkonu. Tato právní fikce se však nevztahuje na dodávání dokumentů mezi soukromými subjekty navzájem.
Kdo musí mít datovou schránku?
Datovou schránku musí mít následující subjekty:
- orgány veřejné moci
- advokáty
- daňové poradce
- statutární auditory
- insolvenční správce
- znalce
- soudní tlumočníky a soudní překladatele
- všechny právnické osoby,
- živnostníci a další OSVČ
V roce 2023 nastaly významné změny, které nově zahrnují i subjekty, které dosud mohly mít datovou schránku dobrovolně.
Nově jsou datové schránky povinné pro nepodnikající právnické osoby, například:
- spolky,
- nadace,
- ústavy,
- obecně prospěšné společnosti,
- společenství vlastníků jednotek,
- různorodá sdružení,
A dále mezi povinné uživatele datových schránek patří také živnostníci a další OSVČ, tedy i OSVČ bez identifikačního čísla.
Všechny výše uvedené subjekty mají datové schránky zřízeny automaticky.
Seriál o podnikání
- Podnikání: Rychlý start pro začínající podnikatele/živnostníky
- Podnikání: Jaký je vlastně rozdíl mezi osobním účtem a podnikatelským bankovním účtem
- Podnikání: Definice velikosti podniku
- Podnikání: Zákon přikazuje na webu uvádět identifikační údaje
- Licencování: Co je to komerční prostředí?
- Datové schránky: Časté otázky a odpovědi (FAQ)
Musím si požádat o zřízení datové schránky?
Pokud patříte mezi povinné uživatele datových schránek, pak žádat nemusíte. Pokud vejde v platnost nějaká novela zákona, která vás zahrnuje, provozoval datových schránek, vám dle daného zákona datovou schránku zřídí automaticky.
Jak získám přístupové údaje do datové schránky?
O zřízení datové schránky budete informováni písemně dopisem od provozovatele datových schránek, tedy přijde vám dopis od České pošty s oznámením o zřízení datové schránky a přístupovými údaji do ní.
Mám živnost, bude mi zřízena datová schránka?
Ano, k lednu 2023, kdy vejde v platnost zákon č. 300/2008 Sb., budou postupně zřizovány datové schránky všem subjektům, na které se zákon vztahuje (Od 1. 1. 2023 dochází na základě změny zákona k automatickému zřízení datových schránek živnostníkům, spolkům, nadacím a některým fyzickým osobám).
Mám pozastavenou živnost, bude mi zřízena datová schránka?
Ano, k lednu 2023, kdy vejde v platnost zákon č. 300/2008 Sb., budou postupně zřizovány datové schránky všem subjektům, na které se zákon vztahuje (Od 1. 1. 2023 dochází na základě změny zákona k automatickému zřízení datových schránek živnostníkům, spolkům, nadacím a některým fyzickým osobám).
Mezi ně spadají i osoby, které mají pozastavenou živnost, protože z pohledu zákona jste stále živnostníci.
Můžu mít více datových schránek?
Ano, můžete mít více datových schránek. Pokud jste fyzická osoba podnikající, je vám zřízena automaticky datová schránka pro fyzickou osobu podnikající. Tato datová schránka vám slouží pro komunikaci s úřady ve smyslu fyzické osoby jako podnikatele.
Vedle toho můžete mít druhou datovou schránku jako fyzická osoba nepodnikající, tzv. občan. Zde naopak řešíte vše co se k vám vztahuje jako občana, tedy fyzické osoby nepodnikající.
Pro představu využití komunikace:
Jako podnikatel
- zaslání kontrolního hlášení k DPH.
- komunikace s úřady či zdravotními pojišťovnami.
Jako občan
- úřady vás budou informovat o blížící se ukončení platnosti vašich dokladů, jako je cestovní pas, řidičský průkaz, či občanský průkaz.
- můžete komunikovat s úřady například ohledně
Mám živnost, jak zruším zveřejnění ve veřejném Seznamu datových schránek?
Možnost volby zrušit zveřejnění v rejstříku uživatelů datových schránek (seznamu datových schránek) je k dispozici pouze u datových schránek fyzických osob nepodnikajících. Pokud máte datovou schránku jako podnikatel, tato možnost není k dispozici a už z principu figurujete jako podnikatel v mnoha různých seznamech, či je možné vás dohledat v těchto seznamech.
Potřebuji pro používání datových schránek nějaký podpisový certifikát?
Ne, pro používání datových schránek nepotřebujete žádné digitální podpisy. To je jedna z výhod při komunikaci s úřady, že vám postačí pouze datová schránka samotná a nic víc nepotřebujete. Veškeré podepisování zajistí datová schránka jako taková. Žádnou ze zasílaných zpráv, resp. její přílohy skutečně nemusíte podepisovat.
Co je to právní fikce doručení?
Právní fikce doručení je popis očekávání, podpořený zákony, kdy zpráva byla odeslána a je považována za vyzvednutou i v případě, že po deseti dnech od jejího odeslání se do datové schránky nikdo nepřihlásil a tuto zprávu si nepřečetl.
Fikce doručení platí jak pro občana tak pro úřady. Fikce doručení neplatí pouze pro soukromé subjekty navzájem.
Jak dlouho zůstanou zprávy v datové schránce?
Od data doručení zprávy, nebo od posledního přihlášení běží lhůta 90 dnů, kdy budou zprávy smazány. Rozhodující je datum doručení, nebo přihlášení a nikoli datum přečtení zpráv.
Příklad č. 1
Každý den se přihlašujete do datových schránek. Těsně před přihlášením vám byla doručena zpráva do datové schránky. Následně se ten samý den pár hodin poté přihlásíte. Zpráva, včetně případných předchozích zpráv se vymažou postupně do 90 dní. Tedy dříve doručené zprávy se vymažou dříve.
Příklad č. 2
Každý den se přihlašujete do datových schránek. Nicméně 31. listopadu 2022 jste nečekaně skončili v nemocnici. V nemocnici jste 5 měsíců až do 1. dubna 2023. Znamená to, že všechny zprávy starší 90 dnů se smazaly? Nikoli, zprávy se smažou až po přihlášení po doručení. Pokud se tedy přihlásíte až 1. dubna 2023 smažou se až za tři měsíce od prvního přihlášení po návratu z nemocnice, tedy až 1. července 2023.
Co když budu čtyři měsíce v nemocnici, přijdu o všechny nepřečtené zprávy?
Jak bylo uváděno v příkladu č. 2, o nepřečtené zprávy nepřijdete. Pokud jste se několik měsíců nepřihlašovali do datové schránky, zprávy budou v datové schránce zachovány a termín pro jejich smazání se bude počítat až od okamžiku přihlášení.
Samozřejmě pokud se jedná o důležité zprávy, právní dokumenty, či výzvy, jejichž termíny jste promeškali, zde se uplatňuje právní fikce o doručení. U všech těchto zpráv se tedy má za to, že jste je již obdrželi a přečetli, i když tomu tak ve skutečnosti nebylo.
Co je to datový trezor a proč za něj musím platit?
Datové schránky mají omezenou kapacitu, která umožňuje ponechat zprávy v ní po dobu 90 dnů od doručení, po uplynutí tohoto termínu se smažou.
Protože s provozem datových schránek jsou spojeny nějaké provozní náklady, nemůže poskytovat kapacitu Česká pošta neomezeně zdarma. Proto poskytuje možnost navýšit kapacitu datových schránek na rok za cenu podle počtu zpráv v trezoru.
Pro představu 100 zpráv na jeden rok stojí 720 Kč. Když to přepočítáte na jednu zprávu, vyjde vám to na 7,20 Kč na zprávu.
Pro srovnání, pokud byste si měli každou zprávu archivovat v počítači, není to jen o uložení na disk, ale minimálně také o novém digitálním podepsání každé přílohy, včetně časového razítka. 350 časových razítek koupíte za 847 Kč, jedno razítko stojí 2,42 Kč, do toho musíte zahrnout cenu kvalifikovaného digitálního certifikátu. Také musíte zajistit pravidelné každoroční opětovné podepsání digitálním podpisem s časovým razítkem. Pro srovnání, všechny uvedené činnosti datový trezor provádí sám automaticky.
Odkazy
Aktualizace
Aktualizace 9.4.2023
Článek vydán.